La verificación de almacén de farmacia para eficientar tus operaciones.
Verificar continuamente los procesos de nuestro negocio tiene muchos beneficios, la supervisión constante permite detectar procesos que necesitan atención y mejora.
El almacén de farmacia es un punto estratégico al permitir el resurtido de mercancía y pedidos de forma rápida y eficiente pero puede tener puntos débiles, sin una buena supervisión y gestión el traslado de la mercancía hacia el punto de venta o hacia ruta podría dar pie a desvíos, robos, faltantes o pérdidas por un acceso deficiente a la mercancía o errores humanos.
Es por esto que se recomienda programar verificaciones del almacén para eficientar la operación en general, optimizar recursos y cumplir con la normativa que exige la autoridad sanitaria.
Lo ideal es contratar el servicio de verificación de un tercero ajeno a la empresa y especialista en este tema, existen varias empresas que pueden ayudar en ésta verificación, puedes buscarlos en diversos directorios en la red, recuerda siempre cotizar al menos tres opciones y hacer todas las preguntas posibles para resolver tus dudas sobre el servicio antes de contratar
¿Qué se hace durante una auditoría interna en el almacén de farmacia?
Saber qué es lo que se hace durante una verificación interna de almacén es importante para darte una idea de lo que vas a obtener una vez que termine la verificación, de esta forma podrás adelantarte a posibles observaciones y detalles que salgan y validar tus hipótesis respecto al estado de tu almacén.
- Se analiza la operación del negocio (visitas a tu almacén para empaparse de todo lo relacionado a la cuestión operativa de tu almacén, movimientos, entradas, salidas, costos)
- Se hace un análisis de costos (revisión de todos los documentos referentes a los costes de operación del almacén)
- Se verifican/desarrollan Indicadores Clave de Desempeño. Un ICD es una métrica utilizada para sintetizar información sobre la eficacia y productividad de los procesos dentro del almacén, pueden ser varios dependiendo de cada proceso, si en tu farmacia ya cuentan con sus ICD la empresa auditora verificará que tanto se cumplen los objetivos de cada indicador, si no se cuentan con ellos podrían sugerir cuáles serían los más adecuados junto con una guía para su implementación.
- Se evalúa la infraestructura. Cada almacén debe tener ciertos requisitos indispensables en su infraestructura física, aspectos como espacio, seguridad, acomodo del espacio e incluso la temperatura serán revisados por la empresa verificadora acorde a las normativas de infraestructura local para negocios y la Ley General de Salud para establecer si el espacio es adecuado para operar como almacén. Esto es muy importante porque de aquí pueden corregirse detalles que podrían afectar la calidad y el resguardo de los medicamentos de farmacia, algo que es muy importante vigilar dado el riesgo que podría significar un producto en mal estado que se venda a público en general.
- Se evalúa al personal. La auditoría interna del almacén de farmacia debe contemplar la evaluacxión y conversación con todo el personal del almacén, todos aquellos que tengan acceso y operen dentro del mismo o cuya labor está relacionada directamente con la operación de almacén serán entrevistados por personal verificador con la finalidad de conocer si sus habilidades con suficientes en la ejecución de su labor. Ésta evaluación arroja comúnmente detalles y requerimientos sobre capacitaciones/actualizaciones adicionales que mejoren las funciones de los trabajadores.
Los resultados de la verificación interna del almacén de farmacia deben darse a conocer a nivel dirección y después a nivel operativo para poder realizar los cambios o modificaciones que se requieran. La regla sería algo así: si puede modificarse rápido hay que corregir al momento, los cambios que requieran de un nivel de implementación progresiva o que sean de más complejidad se programarán para su implementación más adelante.
Seguimiento. Todas las decisiones e implementaciones de mejora resultado de la verificación deben tener un seguimiento, de forma detallada meses después de la verificación y una vez que se adopten y se desarrollen en los procesos internos de operación debe seguirse velando por su correcto cumplimiento hasta la próxima verificación interna para hacer de ellos un “debe de” y que tanto personal con antigüedad como nuevo personal puedan operar siempre bajos los mismos estándares de calidad.
